Laatste update: 22 juli 2021

Dit is de privacyverklaring van PromTeg Groep (hierna “PromTeg Groep” of “wij”).

PromTeg Groep bestaat uit de werkmaatschappijen: PromTeg B.V., Hescon Industries B.V., PromTeg Industries B.V., PromTeg Services B.V., PromTrade B.V., Smart2Cloud B.V. en Smart2Led B.V.. De werkmaatschappijen zijn gevestigd te Duiven, ’s-Hertogenbosch, Tynaarlo, Uitgeest en Winterswijk. PromTeg Groep is volgens de definitie van de AVG verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens.

Onder de AVG zijn wij niet verplicht een Functionaris Gegevensbescherming (FG) aan te stellen, maar we helpen u graag met uw vragen. U kunt zich richten tot de directie door contact op te nemen via info@promteg.nl, telefonisch via +31(0)88-65 71 200 of per post naar het adres Westerwerf 22, 1911 JA Uitgeest.

In deze verklaring leggen wij uit wat ons algemene beleid is ten aanzien van het verwerken van persoonsgegevens. Wij beschrijven ook welke persoonsgegevens we verwerken, hoe we uw privacy waarborgen en welke rechten u heeft.

Wat is het algemene privacy beleid van PromTeg Groep?

• PromTeg Groep respecteert de privacy van haar (potentiële) klanten en relaties en van de bezoekers van haar website promteg.nl;
• PromTeg Groep stelt de veiligheid en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens voorop en gaat zorgvuldig met uw persoonsgegevens om;
• PromTeg Groep deelt uw gegevens alleen met partijen die zij inschakelt voor de levering van haar diensten en met partijen waarmee zij gegevens moet delen op basis van een wettelijke verplichting;
• PromTeg Groep is voortdurend op zoek naar manieren om haar dienstverlening te verbeteren en deze zoveel mogelijk af te stemmen op de wensen van haar klanten. Daarbij houdt PromTeg Groep rekening met uw privacy en houdt zich aan de eisen van de toepasselijke gegevensbeschermingswetgeving.

Wanneer verzamelen wij uw persoonsgegevens en hoe komen we hieraan?

PromTeg Groep verwerkt uw persoonsgegevens omdat u:

• gebruik maakt of wil gaan maken van onze diensten;
• uw gegevens invult of achterlaat in een vestiging of via andere gangbare kanalen, zoals e-mail, de website of per telefoon;
• een zakelijke relatie met PromTeg Groep hebt;
• solliciteert bij PromTeg Groep.

De meeste gegevens die we van u verzamelen levert u zelf aan. Om welke gegevens dat gaat is afhankelijk van de specifieke dienstverlening. In bepaalde gevallen kunnen we de gegevens uit onze database halen, zodat u niet telkens weer opnieuw uw gegevens hoeft aan te leveren.

Voor welke doelen verzamelen we uw persoonsgegevens?

PromTeg Groep verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

1. Communicatie. We gebruiken uw contactgegevens om contact met u op te kunnen nemen als dat wenselijk of noodzakelijk is in verband met onze bedrijfsvoering, bijvoorbeeld voor het maken van een afspraak;
2. Uitvoeren contract. Als u klant of leverancier bent van PromTeg Groep dan verwerken wij uw gegevens voor de voorbereiding, totstandkoming en uitvoering van de overeenkomst;
3. Kredietwaardigheidscheck. In bepaalde gevallen toetsen wij de kredietwaardigheid van onze klanten, leveranciers of andere relaties. Dit laten wij doen door een extern bureau. Meestal worden alleen bedrijfsgegevens verwerkt in dit proces, maar het kan zijn dat er ook persoonsgegevens worden verwerkt;
4. Sollicitatieprocedure. Zowel naar aanleiding van open sollicitaties als naar aanleiding van een vacature;
5. Wet- en regelgeving. We verwerken uw persoonsgegevens, indien we daartoe op grond van wet- en regelgeving toe verplicht zijn;
6. Beveiliging. Om te waken over onze eigendommen en om de veiligheid van ons personeel en onze klanten te waarborgen zijn de vestigingen van PromTeg Groep en de parkeerterreinen voorzien van camera’s.

Wat zijn de grondslagen voor de verwerkingen?

Wij verwerken uw gegevens omdat wij deze gegevens nodig hebben voor het aangaan of het uitvoeren van de overeenkomst met u of uw organisatie, omdat wij een wettelijke verplichting hebben, u ons daartoe toestemming hebt verleend of omdat wij daar een gerechtvaardigd belang voor hebben.

Als u PromTeg Groep toestemming hebt gegeven om voor bepaalde doelen uw persoonsgegevens te verwerken, dan kunt u deze toestemming op ieder moment intrekken op dezelfde wijze als waarop u deze hebt verstrekt.

Om welke processen draait het en welke persoonsgegevens verzamelt PromTeg Groep?

PromTeg Groep verwerkt uw persoonsgegevens bij verschillende processen. Hieronder treft u een overzicht aan van de belangrijkste processen.

1. Support / Contactformulier

Bij de afdeling administratie van PromTeg Groep kunt u terecht voor al uw vragen, opmerkingen en klachten over de dienstverlening van PromTeg Groep. Hiervoor is het belangrijk dat we weten met wie we op dat moment in gesprek zijn. Soms zal het nodig zijn om uw gegevens te delen met derden, bijvoorbeeld een onderaannemer.

Op de website van PromTeg Groep kunt u een contactformulier invullen, bijvoorbeeld wanneer u een vraag of een klacht hebt. Deze komt binnen bij onze afdeling administratie en wordt zo snel mogelijk afgehandeld. De gegevens die we vragen zijn nodig om met u te kunnen communiceren. Deze gegevens worden niet voor een ander doel gebruikt dan afhandeling van uw vraag.

2. Cameratoezicht

Wij beveiligen ter bescherming van onze werknemers, klanten en eigendommen onze panden en terreinen met camera’s. Deze camera’s zijn duidelijk zichtbaar geplaatst en bij betreding van een pand of het terrein wordt u op de aanwezigheid van cameratoezicht geattendeerd.

3. Inkoop / leveranciers-onderaannemers

PromTeg Groep verwerkt persoonsgegevens van haar leveranciers en onderaannemers, die nodig zijn voor de inkoop van producten en de uitvoering van de overeenkomsten met de klanten en/of leveranciers. De gegevens die PromTeg Groep verwerkt zijn de namen en contactgegevens van de contactpersonen en overige gegevens, indien dit in een specifiek geval nodig is.

4. Sollicitaties

Als u bij PromTeg Groep solliciteert, dan worden de door u verstrekte gegevens verwerkt. Dit zijn onder andere:

• Naam en adresgegevens;
• e-mailadres, telefoonnummer en andere contactgegevens;
• geboortegegevens/leeftijd;
• geslacht;
• Curriculum vitae (CV), informatie over opleiding, stages en werkervaring
• gegevens over trainingen en opleidingen en/of assessments die u zelf of via ons hebt gevolgd of gedaan;
• gegevens over beschikbaarheid;
• andere gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van de geschiktheid van de kandidaat, bijvoorbeeld referenties en getuigschriften, nationaliteit en werkvergunning;
• overige gegevens die u ons hebt verstrekt.

Deze gegevens zijn alleen toegankelijk voor de ontvangers van deze informatie, de personen die bij de selectieprocedure en/of gesprekken betrokken zijn. PromTeg Groep gebruikt deze gegevens uitsluitend voor en gedurende het sollicitatieproces.

Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?

PromTeg Groep bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Wat houdt dat concreet in?

Delen we uw gegevens?

PromTeg Groep is onderdeel van de PromTeg Groep. Alle gegevens die wij verwerken, worden opgeslagen in datacentra van de PromTeg Groep of haar dienstverleners. Daarnaast delen wij uw gegevens binnen de PromTeg Groep met bedrijven/onderdelen die binnen de groep diensten verlenen, bijvoorbeeld op financieel en administratief terrein of IT-services. Klantgegevens zijn niet toegankelijk voor organisaties in andere landen, behalve voor PromTeg Groep in Duitsland.

Wij kunnen uw gegevens delen met door ons ingeschakelde derden zoals drukkerijen, e-mail- en postverwerkers. We delen deze gegevens uitsluitend om te kunnen voldoen aan onze contractuele verplichtingen of ten behoeve van bijvoorbeeld een algemene mailing zoals een bedrijfsaankondiging.

Wanneer wij uw gegevens met derden delen, leggen wij die derden de verplichting op om uw persoonsgegevens goed te beschermen.

PromTeg Groep verkoopt uw persoonsgegevens niet aan derden. Verder delen wij uw gegevens alleen aan andere dan de hierboven genoemde partijen, als wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Hoe beveiligen wij uw gegevens?

Wij beveiligen uw gegevens om te voorkomen dat deze verloren gaan of in verkeerde handen vallen. Enkele van de maatregelen die wij treffen zijn:

• onze software wordt regelmatig geüpdatet en we maken gebruik van een firewall;
• toegang tot elektronische systemen is beveiligd met een wachtwoord en als extern toegang wordt gegeven maken we gebruik van two-factor authentication;
• alleen bevoegde personeelsleden/derden hebben toegang tot uw persoonsgegevens;
• we sluiten overeenkomsten af met derden die in onze opdracht uw persoonsgegevens verwerken, waardoor uw privacy wordt gewaarborgd.

Welke rechten heeft u met betrekking tot uw persoonsgegevens?

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door PromTeg Groep. Ook heeft u in sommige gevallen het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om uw persoonsgegevens, waarover wij beschikken in een computerbestand, naar u of een ander door u genoemde organisatie te sturen.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens, of verzoek tot intrekking van uw toestemming, of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar info@promteg.nl.

Wij zullen beoordelen of we gehoor moeten en kunnen geven aan uw verzoek. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door uzelf is gedaan, kunnen wij controlerende vragen stellen om uw ware identiteit als verzoekende persoon te kunnen waarborgen. We reageren hier zo snel mogelijk op.

Indien u een klacht hebt over onze gegevensverwerking, dan verzoeken wij u dit zo snel mogelijk bij onze afdeling administratie te melden. Uiteraard zoeken wij samen met u naar de juiste oplossing. Daarnaast bestaat de mogelijkheid een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wat als het privacy beleid van PromTeg Groep wijzigt?

De regels rondom de bescherming van persoonsgegevens en onze diensten kunnen veranderen. Wij behouden ons dan ook het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. De meest actuele privacyverklaring vindt u altijd op onze website www.promteg.nl.